在信息化快速发展的今天，软件的使用已经成为企业运营和日常办公的重要组成部分。然而，随着软件版权意识的增强，如何确保软件使用的合法性成为了企业管理中的重要课题。为了规范软件的使用管理，保障企业的合法权益，特制定本《软件正版化台账管理制度》。

一、目的与原则

本制度旨在通过建立完善的台账管理系统，实现对软件资产的全面管理和有效控制，确保所有软件均符合国家相关法律法规的要求，避免因使用盗版软件而引发的法律风险和经济损失。具体目标包括：

- 确保所有软件均为合法授权版本；

- 避免重复购买或资源浪费；

- 提高软件资产管理效率；

- 强化员工的版权意识。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工，涵盖办公软件、设计软件、开发工具等各类软件的采购、安装、使用、更新以及报废全过程。

三、台账管理细则

1. 软件登记

- 每款软件需详细记录其名称、版本号、授权方式（如永久授权、订阅服务）、购买日期、有效期等信息。

- 对于开源软件，需注明来源及许可协议条款。

2. 安装与激活

- 所有软件必须由IT部门统一负责安装，并完成必要的激活流程。

- 禁止个人擅自下载或安装未经批准的软件。

3. 使用监控

- IT部门应定期检查各终端设备上的软件安装情况，确保无未经授权的软件存在。

- 对于过期或即将到期的软件，应及时提醒相关部门续费或更换。

4. 更新维护

- 根据厂商提供的最新补丁或升级包，及时进行系统更新以修补安全漏洞。

- 定期备份重要数据，以防因软件问题导致的数据丢失。

5. 报废处理

- 当某款软件不再被需要时，应将其从所有相关设备中移除，并清除残留文件。

- 若该软件仍具有价值，则可考虑转售或捐赠给其他机构。

四、培训与宣传

为提高全体员工对于软件正版化的认识，公司将不定期举办专题讲座、在线课程等活动，普及知识产权保护知识；同时，在公司内部网站上开辟专栏，分享典型案例和实用技巧，营造良好的企业文化氛围。

五、监督与考核

由审计部牵头成立专项小组，负责对公司各部门执行本制度的情况进行不定期抽查，并将结果纳入年度绩效评估体系当中。对于违反规定的行为，视情节轻重给予相应处罚。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司管理层所有。未来如有修改或补充，将以正式通知形式公布。

通过实施上述措施，我们相信能够有效提升公司的软件管理水平，既保障了企业的长远利益，也促进了整个社会知识产权保护事业的发展。让我们携手共进，共同构建一个更加健康和谐的工作环境！