在企业日常运营中，备用金作为一项重要的资金管理工具，广泛应用于业务招待、差旅费用、临时采购等场景。为了规范备用金的使用流程、明确责任分工、防范财务风险，制定一套科学合理的《备用金管理制度》显得尤为重要。

本制度旨在通过明确备用金的申请、审批、使用、报销及核销等环节，确保资金使用的合规性与透明度，提升企业财务管理效率，保障公司资产安全。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工，凡涉及备用金申请与使用的相关行为，均须遵守本制度规定。

二、备用金定义

备用金是指由公司财务部门按一定额度预先拨付给员工或部门，用于处理紧急事务、临时支出或特定业务需要的资金。该资金需在规定时间内完成报销或归还。

三、备用金申请与审批

1. 申请人需填写《备用金申请单》，注明用途、金额、预计使用时间及具体事由。

2. 申请单需经部门负责人审核签字，并提交至财务部进行审批。

3. 财务部根据公司资金状况及申请合理性决定是否批准。

4. 备用金申请金额应控制在合理范围内，不得随意超额申请。

四、备用金发放与使用

1. 经审批通过后，财务部将备用金划拨至申请人指定账户或直接发放现金。

2. 申请人应严格按照申请用途使用备用金，不得挪作他用。

3. 使用过程中如遇特殊情况需调整用途，须重新提交申请并获得批准。

五、备用金报销与核销

1. 备用金使用完毕后，申请人应在规定期限内（一般为3-7个工作日）提交相关票据及《备用金报销单》。

2. 报销单需附有发票、收据、合同等相关证明材料，确保真实有效。

3. 财务部对报销资料进行审核，确认无误后办理报销手续。

4. 报销完成后，备用金账户应及时结清，防止资金滞留。

六、监督管理

1. 公司财务部负责对备用金的使用情况进行定期检查与审计。

2. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或追究法律责任。

3. 鼓励员工相互监督，发现违规行为及时上报。

七、附则

1. 本制度自发布之日起执行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2. 本制度最终解释权归公司财务部所有。

通过建立健全的备用金管理制度，不仅能够提高资金使用效率，还能有效降低财务风险，为企业稳健发展提供有力保障。