在日常工作中，尤其是在人事管理、档案管理或求职过程中，常常会遇到需要调取个人档案的情况。这时，“调档函”就成为了一种重要的书面文件。它是由用人单位或相关单位出具的，用于向人才交流中心、人社局或其他档案保管机构申请调取个人档案的正式函件。

一、调档函的基本格式

调档函作为一种正式的公文，其格式应规范、内容清晰，以便接收方能够迅速理解并处理。一般来说，调档函包括以下几个部分：

1. 通常为“调档函”，字体加粗，居中书写。

2. 发函单位名称：即出具调档函的单位全称。

3. 收函单位名称：即档案存放的单位，如某市人才服务中心、某区人力资源和社会保障局等。

4.

- 说明调档的原因（如入职、转正、职称评定等）；

- 提供被调档人的基本信息（姓名、身份证号、联系方式等）；

- 明确请求事项（如调取档案、转递档案等）；

- 表达感谢或希望尽快处理的意愿。

5. 落款：包括发函单位名称、日期，并加盖公章。

6. 附件（如有）：如身份证复印件、录用通知、工作证明等材料。

二、调档函范文示例

调档函

致：XX市人才交流服务中心

贵单位好！

我单位现因员工入职需要，需调取以下人员的人事档案：

- 姓名：张三

- 身份证号：110101199001011234

- 联系电话：13800138000

该员工已于2025年4月与我单位签订劳动合同，现需办理相关入职手续，烦请协助办理档案调取事宜。档案调取后，我单位将妥善保管，并确保档案安全。

感谢贵单位的支持与配合！如有任何问题，请随时与我联系。

此致

敬礼！

发函单位：XX公司

联系人：李四

联系电话：13800138000

日期：2025年4月5日

（盖章处）

三、注意事项

1. 信息准确：填写时务必确保被调档人的姓名、身份证号等信息无误，避免因错误导致调档失败。

2. 语言简洁明了：调档函应避免使用过于复杂的表达，保持语言简练、条理清晰。

3. 加盖公章：调档函必须加盖单位公章，否则可能被视为无效文件。

4. 及时跟进：发出调档函后，建议及时与档案管理部门沟通，确认是否已收到并处理。

四、常见用途

调档函主要适用于以下几种情况：

- 新员工入职时需要调取人事档案；

- 个人办理职称评审、落户、社保转移等事务；

- 档案需要从原单位转移到新单位；

- 退休、离职后需要办理相关手续。

总之，调档函虽是一份简单的公文，但在实际操作中却起着至关重要的作用。掌握正确的格式和写法，有助于提高工作效率，避免不必要的麻烦。