【07财务档案管理制度】为规范企业财务资料的管理，确保财务信息的真实、完整与安全，提高财务管理的效率和透明度，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有与财务相关的文件、凭证、报表、合同及其他相关资料的收集、整理、归档、保管、调阅及销毁等全过程。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门在日常经营活动中产生的各类财务资料，包括但不限于：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、合同协议、银行对账单、发票、付款申请单等。凡涉及财务活动的纸质或电子资料，均应按照本制度进行统一管理。

二、管理职责

1. 财务部门负责财务档案的日常管理与维护，指定专人负责档案的归档、查阅及更新工作。

2. 各业务部门应按规定及时提供相关财务资料，并确保其内容真实、完整。

3. 档案管理人员需定期检查档案的完整性与安全性，发现问题应及时上报处理。

三、档案分类与编号

1. 财务档案按类别进行分类，如会计类、税务类、合同类、审计类等。

2. 每份档案应有唯一编号，便于查找与管理。编号规则由财务部统一制定并公布。

四、归档与保存

1. 所有财务资料应在业务发生后及时归档，不得拖延。

2. 会计凭证、账簿等重要资料应按年度进行装订，并妥善保存。

3. 电子档案应建立备份机制，确保数据安全，防止丢失或损坏。

五、档案调阅与使用

1. 非相关人员调阅财务档案需经部门负责人审批，并登记调阅人信息。

2. 调阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、外传或泄露档案内容。

3. 外部机构因工作需要调阅档案的，须经公司高层批准，并签订保密协议。

六、档案销毁

1. 对于超过保管期限且无继续保存价值的财务档案，可按规定进行销毁。

2. 销毁前应由财务部门提出申请，经相关部门审核后，报请公司领导批准。

3. 销毁过程应有专人监督，确保档案彻底销毁，防止信息泄露。

七、附则

1. 本制度自发布之日起执行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2. 本制度由公司财务部负责解释和修订。

3. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保财务档案管理工作有序开展。

通过本制度的实施，将进一步提升公司财务管理水平，保障企业财务数据的安全性和合规性，为企业的稳健发展提供有力支撑。