为了规范公司的人事管理流程，确保员工信息的安全性和完整性，特制定本制度。本制度旨在明确人事档案的管理职责、归档范围及保管要求，以保障公司在人力资源管理中的高效运作。

一、适用范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，包括新员工入职、在职期间以及离职后的档案管理。

二、档案管理职责

1. 人力资源部

- 负责公司人事档案的统一管理和维护。

- 定期检查档案的完整性和准确性。

- 对员工档案进行分类整理和存储。

2. 各部门负责人

- 协助人力资源部收集和提交相关员工档案资料。

- 确保部门内员工档案信息的及时更新。

三、档案归档范围

1. 员工基本信息

包括但不限于身份证复印件、学历证明、简历等。

2. 劳动合同与协议

员工与公司签订的各类合同、保密协议等。

3. 绩效考核记录

员工在岗期间的绩效评估、奖惩记录等。

4. 培训与发展

员工参加的各类培训记录及职业发展计划。

5. 其他重要文件

如离职证明、奖状、荣誉证书等。

四、档案保管要求

1. 安全存放

档案应存放在专用的档案柜中，并由专人负责管理，确保档案不被随意翻阅或外泄。

2. 定期检查

每季度对档案进行一次全面检查，确保无丢失或损坏情况。

3. 数字化管理

鼓励使用电子档案管理系统，实现档案的数字化存储，便于查询和备份。

4. 权限控制

严格限制档案查阅权限，非相关人员不得擅自查看或复制档案内容。

五、档案的使用与销毁

1. 档案使用

员工或相关部门需查阅档案时，须经人力资源部批准并登记备案。

2. 档案销毁

对于超过保存期限且无保留价值的档案，需经审批后方可销毁，确保销毁过程符合法律法规要求。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。如有未尽事宜，公司将根据实际情况适时调整和完善。

通过严格执行本制度，我们期望能够进一步提升公司的人力资源管理水平，为员工的职业发展提供更加完善的保障。