【档案室管理制度】为加强档案管理，规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案资料的安全性、完整性和有效性，特制定本档案室管理制度。该制度适用于公司内部所有档案资料的管理工作，旨在提升档案管理的科学化、规范化水平。
一、档案管理原则
1. 统一管理：所有档案应由档案室统一归口管理，避免分散存放。
2. 分类明确：根据档案性质进行分类，便于查找与使用。
3. 安全保密：确保档案资料不丢失、不泄密，特别是涉及公司机密的信息。
4. 定期检查：对档案进行定期清点、检查和维护，防止损坏或遗失。
5. 责任到人：设立专人负责档案管理，明确岗位职责。
二、档案室管理职责
| 职责内容 | 具体要求 |
| 档案收集 | 各部门需按时将应归档文件送交档案室，确保资料完整 |
| 档案整理 | 按照标准格式进行分类、编号、登记，建立目录 |
| 档案保管 | 确保档案存放环境安全、干燥、通风，防止霉变、虫蛀 |
| 档案借阅 | 建立借阅登记制度，明确借阅权限及归还时间 |
| 档案销毁 | 对过期或无保存价值的档案，按程序审批后统一销毁 |
三、档案借阅与使用规定
1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。
2. 借阅人应妥善保管档案，不得擅自复制、转借或损毁。
3. 借阅期限一般不超过7个工作日，特殊情况需办理延期手续。
4. 档案外借期间如发生丢失或损坏，应及时报告并追究责任。
四、档案室日常管理要求
| 项目 | 内容 |
| 温湿度控制 | 保持适宜温湿度，避免档案受潮或老化 |
| 安全防护 | 配备防火、防盗设施，定期检查设备运行情况 |
| 卫生管理 | 保持室内清洁，禁止堆放杂物 |
| 人员进出 | 无关人员不得随意进入档案室，外来人员需登记 |
| 记录管理 | 所有档案操作均需记录在案，便于追溯 |
五、档案销毁流程
1. 由档案管理员提出销毁申请，说明销毁原因及档案清单；
2. 经相关部门审核确认后，报主管领导审批；
3. 销毁过程需有两人以上在场监督，确保档案彻底销毁；
4. 销毁后应出具销毁证明，并存档备案。
六、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由档案室负责解释和修订。
2. 各部门应积极配合档案管理工作，确保制度有效落实。
3. 对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理。
通过上述制度的实施，能够有效保障档案资料的安全与有序管理，提高工作效率，为公司决策提供可靠依据。
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