为加强公司内部文件和档案的规范化管理，确保各类资料的安全性、完整性与可追溯性，提升企业运营效率与管理水平，特制定本《公司文件与档案管理规范》。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在明确文件归档流程、档案保管要求及相关责任分工。

一、文件分类与编号规则

公司文件主要包括行政类、业务类、财务类、人事类及其他专项文件。所有文件在形成后应按照统一的分类标准进行归类，并根据文件性质和重要程度进行编号。编号规则由综合管理部门统一制定并定期更新，确保文件检索的便捷性和管理的系统性。

二、文件收发与登记管理

所有外来文件（如合同、函件、通知等）及内部发文均需经过登记程序，详细记录文件名称、来源、接收人、签收时间等信息。文件传递过程中应确保其内容不被泄露或遗失，重要文件应实行专人负责制。

三、档案的归档与保存

各类文件在完成处理后应及时归档，归档范围包括但不限于会议纪要、项目资料、合同文本、审批单据等。档案应按年份、部门、项目等维度进行分类存放，便于查找和调用。电子档案与纸质档案应同步保存，确保数据的一致性与安全性。

四、档案的借阅与使用

员工因工作需要借阅档案时，须填写《档案借阅申请表》，经相关负责人审批后方可办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者将予以通报。涉及机密或敏感信息的档案，需严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制或外传。

五、档案的销毁与清理

对已过保管期限且无继续保存价值的档案，应由相关部门提出申请，经综合管理部门审核后，按规定程序进行销毁。销毁过程应有专人监督，确保信息不被泄露，同时做好销毁记录备查。

六、职责分工与监督检查

综合管理部门负责公司文件与档案管理工作的统筹与指导，各业务部门应指定专人负责本部门的文件整理与档案管理工作。公司定期开展档案管理检查，发现问题及时整改，确保制度的有效执行。

本制度自发布之日起实施，由综合管理部门负责解释与修订。全体员工应严格遵守相关规定，共同维护公司文件与档案的完整性和安全性。